Conditions générales de vente – Chambres
Ces conditions sont applicables à toutes ventes conclues avec l’Hôtel Sancta Maria – Boulevard du Mono, 08 B.P. 80 212 LOME – TOGO (à l’exception des réservations groupes). De ce fait, le client reconnaît avoir pris connaissance des présentes conditions générales de vente et s’engage à les respecter.
Ces conditions de vente sont modifiables à tout moment, et les conditions applicables seront celles en vigueur à la date où la réservation sera effectuée.
Article 1- LES TARIFS
Les tarifs indiqués sont en Francs CFA et TTC, et tiennent compte de la TVA applicable au jour de la réservation. Tout changement du taux applicable, ou toute modification ou instauration de nouvelles taxes légales instaurées par les autorités compétentes, sera répercuté automatiquement sur les prix indiqués à la date de facturation.
Les tarifs s’étendent par chambre pour le nombre de personnes indiqué et selon la période sélectionnée et n’incluent pas les prestations (sauf mention contraire).
La taxe de séjour, de 1000 Francs CFA par jour et par personne est incluse dans le prix affiché et est donc réglée directement sur place. Elle s’applique toute l’année.
Certaines prestations peuvent faire l’objet d’un supplément et être soumises à d’éventuelles modifications sans préavis, n’engageant en aucun cas la responsabilité de l’hôtel.
Aucun séjour réservé avant la mise en place d’une éventuelle offre promotionnelle ne fera l’objet de remboursement, même partiel.
Article 2- RESERVATIONS ET MOYENS DE PAIEMENT
Les réservations sont effectuables, sur par téléphone au +228 22 22 92 92, par e-mail reservations@hotelsanctamaria.com ou par courrier.
La réservation ne sera effective que si cette dernière est garantie par le client, après réception d’une confirmation de réservation détaillée.
Un deposit de 100 000 Francs CFA par chambre et par jour, sera demandé au Check In du client.
Le règlement de l’ensemble des prestations se fera directement auprès de l’hôtel (exceptions faites pour les réservations prépayées au moment de la réservation).
Les réservations quelle que soient leurs origines seront payables en Francs CFA uniquement, par Carte de crédit, en espèces ou encore par virement bancaire.
L’hôtel Sancta Maria accepte les cartes de crédit Visa uniquement. 3.5% de frais supplémentaires seront facturés au client.
Les frais d’envois concernant les virements bancaires sont à la charge du client.
Le client est le seul responsable de son choix des services et de leur adéquation à ses besoins, de telle sorte que la responsabilité de SANCTA MARIA ne peut être recherchée à cet égard.
Article 3- MODIFICATION ET ANNULATION DE SEJOUR
Toute modification ou annulation de réservation devra faire l’objet d’une demande par email à reservations@hotelsanctamaria.com ou par téléphone au +228 22 22 92 92.
La demande ne deviendra effective qu’au moment où l’hôtel Sancta Maria aura confirmé son acceptation par écrit.
Pour les réservations effectuées via le site internet de nos partenaires, l’annulation devra s’effectuer via ce site. Les conditions d’annulation qui s’appliquent sont alors propres au partenaire et peuvent donc être différentes de celles de l’hôtel Sancta Maria.
En cas de prolongation de séjour, le client devra en avertir la réception de l’hôtel à 10h00 au plus tard le jour du départ prévu, afin de connaître les disponibilités.
Article 4 – L’HOTEL ET LES PRESTATIONS
Pour des raisons de sécurité et d’hygiène, nos amis les animaux ne sont pas admis dans l’établissement.
Toutes les chambres de l’Hôtel Sancta Maria sont non-fumeurs.
Les chambres sont disponibles à partir de 15h00 et doivent être libérées pour 12h00 au plus tard le jour du départ. Un supplément pourra être facturé en cas de non-respect de l’heure maximale de départ. En cas d’arrivée après 20h00, la réception devra être prévenue.
Le client accepte et s’engage à utiliser la chambre en bon père de famille. Aussi tout comportement contraire aux bonnes mœurs et à l’ordre public amènera l’hôtelier à demander au client de quitter l’établissement sans aucune indemnité et ou sans aucun remboursement si un règlement a déjà été effectué.
Article 5 -RELOGEMENT
En cas de non disponibilité de l’hôtel Sancta Maria ou en cas de force majeure, ce dernier se réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement le client dans un hôtel de catégorie équivalente ou supérieure, proposant des prestations de même nature. Le transfert sera alors à la charge de l’hôtelier qui ne pourra être recherché en paiement d’une quelconque indemnité supplémentaire.
Article 6- RECLAMATIONS
Toute réclamation doit être adressée à Hôtel Sancta Maria par lettre recommandée A/R, et ce dans un délai de 15 jours suivant le départ du séjour faisant l’objet de la dite réclamation. Passé ce délai, aucune réclamation ne pourra être prise en compte.
Article 7- INFORMATIQUE ET LIBERTE
Les clients sont avertis que leur réservation fait l’objet d’un traitement nominatif informatisé. Les utilisateurs disposent d’un droit d’accès et de rectification des données saisies, qui s’exerce auprès du siège social : Société d’Exploitation Hôtelière SA (SEH SA). Il est précisé que ces informations ne sont pas communiquées à des tiers.
L’hôtel Sancta Maria propose un accès internet en wifi. Le client utilisateur s’engage à ce que les ressources informatiques mises à sa disposition ne soit en aucune manière utilisées à des fins de reproduction, de représentation, de mise à disposition ou de communication au public d’œuvres ou d’objets protégés par un droit d’auteur, par un droit voisin tels que des textes, images photographies, œuvres musicales audiovisuelles, logiciels et jeux vidéo, sans l’autorisation des titulaires des droits prévus.
L’établissement Sancta Maria dispose d’un système de vidéosurveillance au sein des parties communes du bâtiment ainsi que des parkings.
Article 8 – RESPONSABILITES
L’hôtel décline toute responsabilité en cas de vol, perte, dégradation des effets appartenant aux clients durant leur séjour.
Le client sera tenu pour responsable de tout dommage, de toute dégradation, de tout acte de vandalisme qui pourrait survenir du fait de l’occupation des locaux et/ou du fait des participants et/ou du personnel dont il a la charge, tant aux biens mobiliers, de décoration et immobiliers appartenant ou non à l’hôtel. De ce fait, l’hôtel Sancta Maria peut donc demander au client de quitter l’établissement sans aucune indemnité et sans aucun remboursement du séjour en cours, et de rembourser les dommages causés par ces actes.
Article 9- LOI APPLICABLE
Les présentes Conditions générales de vente sont régies par la loi togolaise. Il en est ainsi pour les règles de fond comme pour les règles de forme. Les litiges relèveront de la compétence exclusive des juridictions togolaises.
Conditions générales de ventes Réunions et Séminaires
Les présentes Conditions Générales de Vente, s’appliquent aux prestations fournies par l’hôtel Hôtel Sancta Maria, désigné ci-après par l’Hôtel, pour l’organisation de réunions et de séminaires.
Les Conditions générales de vente sont adressées au Client avec le devis, et l’acceptation de ce dernier par le Client implique l’acceptation des Conditions générales de vente. Dans le cas où elles différeraient, les dispositions figurant sur le devis prévalent sur les Conditions générales de vente.
Article 1 – CONFIRMATION DE RESERVATION
Le Client confirme sa réservation, dans un délai de 48h, en retournant à l’Hôtel un exemplaire du devis et des Conditions générales de vente dûment daté et signé, avec son cachet et la mention “Bon pour accord”.
Ces documents devront obligatoirement être accompagnés du paiement de l’acompte visé à l’article “Modalités de règlement”. A défaut de versement de l’acompte, l’Hôtel ne garantit pas la disponibilité des salons et chambres réservés.
Article 2 – REGLEMENT
Les modalités de règlement sont les suivantes:
• Un acompte d’un montant de 60% calculé sur le total TTC du devis doit être versé au moment de la confirmation de la réservation.
• Les 40% restant doivent être versés au plus tard le jour du début de la prestation.
• Les extras, tels que les boissons ou prestations supplémentaires non prévues au devis, doivent être réglés par le Client au moment du check-out.
Si le Client souhaite que des extras, tels que repas, boissons, blanchisserie, téléphone, soient réglés pas chacun des participants, il doit en informer l’Hôtel, préalablement et par écrit. A défaut de règlement par les participants, lesdits extras seront facturés au Client qui sera solidairement responsable de leur paiement.
Le non-respect des échéances de règlement est considéré comme une annulation totale de la réservation, régie par l’article “Annulation de réservation”.
Article 3 – MODIFICATION DE RESERVATION
La diminution du nombre de participants, concernant notamment l’hébergement, les repas et les réunions, ainsi que le changement de date de la réunion ou du séminaire, sont considérés comme une annulation et sont régis par l’article “Annulation de réservation”.
L’augmentation du nombre de participants, ou la réservation de salons supplémentaires, ne sera confirmée qu’après confirmation par l’Hôtel des disponibilités correspondantes et réception du complément d’acompte correspondant à la différence de montant de la réservation.
Article 4 – ANNULATION DE RESERVATION
Les conditions d’annulation totale de réservation sont les suivantes:
• Plus de trois (3) mois avant la date d’arrivée prévue à l’hôtel: pas de frais d’annulation, l’acompte est restitué au Client
• Entre trois (3) mois et dix (10) jours avant l’arrivée prévue à l’Hôtel: frais d’annulations correspondant à 60% du montant des prestations du devis.
• Après dix (10) jours avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel: frais d’annulations correspondant à 100% du montant des prestations du devis.
Les conditions d’annulation individuelle sont les suivantes:
• Une (1) chambre est annulable sans frais jusqu’à la veille de la date d’arrivée prévue à l’Hôtel, à 12h00.
• Les repas pour une (1) personne sont annulables sans frais jusqu’à trois jours avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel, à 12h00.
Article 5 – ROOMING LIST – HORAIRES
Le Client doit communiquer par écrit à l’Hôtel au plus tard dix (10) jours avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel la rooming list: liste nominative des participants, par type de chambre (simple, double, twin, etc…).
Les locations de chambres vont de 15h le jour de l’arrivée, à 12h le jour du départ.
Heures d’arrivée: à partir de 15h
Heures de départ: de 10h30 à 12h
Article 6 – RESTAURATION
Le Client doit confirmer par écrit à l’Hôtel au plus tard dix (10) jours avant la date d’arrivée prévue à l’Hôtel son choix de restauration (menu, buffet, cocktail, …). Au-delà l’Hôtel se réserve le droit d’imposer un choix dans la catégorie retenue au devis par le Client. La restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix.
Article 7 – FORCE MAJEURE
L’Hôtel ne pourra être tenu responsable des dommages causés par un retard ou une défaillance dû à un cas de force majeure ou un événement échappant à son contrôle, tel que notamment, sans que cette énumération soit limitative: acte de puissance publique, hostilités, guerre, catastrophe naturelle, incendie, inondation, grève, coupure d’alimentation en électricité ou en gaz, défaillance du système de climatisation…
Au cas où l’exécution par l’Hôtel de ses obligations contenues aux présentes serait entravée par un tel cas de force majeure ou assimilé, l’Hôtel le notifiera immédiatement au Client, qui ne pourra prétendre à aucune indemnité de ce chef. Les parties devront mettre en œuvre tous leurs efforts pour prévenir ou réduire les effets d’une inexécution du contrat causée par un tel événement.
Article 8- LOI APPLICABLE
Les présentes Conditions générales de vente sont régies par la loi togolaise. Il en est ainsi pour les règles de fond comme pour les règles de forme. Les litiges relèveront de la compétence exclusive des juridictions togolaises.
